DERNEKLERDE GENEL KURUL VE GENEL KURUL TOPLANTILARI

4721 sayılı Türk Medeni Kanunu'nda derneğin zorunlu organları; genel kurul, yönetim kurulu ve denetim kurulu olarak belirlenmiştir.

Dernekler mevzuatı açısından, genel kurul ve genel kurul toplantıları 4721 sayılı Türk Medeni Kanunu'nda (TMK), 5253 sayılı Dernekler Kanunu'nda (DK) ve 31/03/2005 tarihli Resmi Gazete'de yayınlanan Dernekler Yönetmeliği'nde (DY) düzenlenmiştir.

Aşağıda genel kurula ve genel kurul toplantılarına dair bu mevzuat hükümleri belli başlıklar halinde bir araya getirilerek, dernek yöneticileri ve çalışanlarına faydalı olması amaçlanmıştır.

1- GENEL KURULUN GÖREV VE YETKİLERİ

Derneklerde zorunlu bir organ olan genel kurul derneğin en yetkili organı olup, kayıtlı üyelerden oluşur (TMK Md. 73).

a) Genel kurul, üyeliğe kabul ve üyelikten çıkarma hakkında son kararı verir; Genel kurul, derneğin diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir. Dernek organlarını seçer (TMK Md. 80).

b) Dernekler, gerekli görülen yerlerde genel kurul kararıyla şube açabilirler (TMK Md. 94).

c) Federasyonda derneği temsil edecek üyeler, derneklerin genel kurullarınca, konfederasyonlarda federasyonu temsil edecek üyeler, federasyonların genel kurullarınca seçilirler (TMK Md. 98).

d) Genel kurul, her zaman derneğin feshine karar verebilir (TMK Md. 88).

e) Tüzük değişiklikleri genel kurul kararıyla olabilmektedir (TMK Md. 81).

f) Dernek yönetim ve denetim kurullarının kamu görevlisi olmayan başkan ve üyelerine ücret verilebilir. Verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatlar genel kurul tarafından tespit olunur. Dernek hizmetleri için görevlendirilecek üyelere verilecek gündelik ve yolluk miktarları genel kurul tarafından tespit olunur (DK. Md. 13).

g) Dernekler genel kurullarının yetki vermesi üzerine yönetim kurulu kararıyla taşınmaz mal satın alabilir veya taşınmaz mallarını satabilirler (DK. Md. 22).

h) Federasyon kurucusu olabilmek için dernek tarafından genel kurul kararı alınmalıdır (DY Md. 9/c).

i) Dernek adlarında; Türk, Türkiye, Milli, Cumhuriyet, Atatürk, Mustafa Kemal kelimeleri ile bunların baş ve sonlarına getirilen eklerle oluşturulan kelimeler kullanılmak istendiğinde bu konuda genel kurul kararı alınması gerekmektedir (DY Md. 53, 53/e).

j) Sandık kurulabilmesi için genel kurul kararı alınması gerekmektedir (DY. Md. 72/b).

k) Sandık yönergesi genel kurulca kabul edilir (DY Md.74).

l) Derneğin iş ve işlemlerini denetleme yetkisi genel kurulundur (DK Md. 9).

m) Derneğin diğer bir organına verilmemiş olan işleri genel kurul görür (TMK Md. 80).

n) Dernek tüzüğünde genel kurula verilen diğer görevleri yapar.

2- GENEL KURUL VE DERNEK TÜZÜĞÜ (DK MD. 4)

Dernek tüzüğünde genel kurul ile ilgili aşağıda belirtilen hususların yer alması zorunludur.

a) Genel kurulun toplanma şekli ve zamanı.

b) Genel kurulun görevleri, yetkileri, oy kullanma ve karar alma usul ve şekilleri.

c) Derneğin şubesinin bulunup bulunmayacağı, bulunacak ise şubelerin nasıl kurulacağı, görev ve yetkileri ile dernek genel kurulunda nasıl temsil edileceği.

3- GENEL KURUL KARARLARI (TMK Md. 81, 82, 83)

Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla alınır. Tüzük değişikliği ve derneğin feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin üçte iki çoğunluğuyla alınabilir. Örneğin 70 üye ile toplanarak toplantı yeter sayısı sağlanmış bir genel kurulda, genel kurul gündeminde yer alan taşınmaz alımı için yönetim kuruluna yetki verilebilmesi için en az 36 üyenin (salt çoğunluk) bu yönde oyu gereklidir.

Bu genel kurul toplantılarında dernek üyeleri, dernek ile kendisi, eşi, üstsoyu ve altsoyu arasındaki bir hukuki işlem veya uyuşmazlık konusunda alınması gereken kararlarda oy kullanamazlar. Tüzel kişi adına oy kullanacak kişi için de bu kural geçerlidir.

Toplantıda hazır bulunan ve kanuna veya tüzüğe aykırı olarak alınan genel kurul kararlarına katılmayan her üye, karar tarihinden başlayarak bir ay içinde; toplantıda hazır bulunmayan her üye kararı öğrenmesinden başlayarak bir ay içinde ve her halde karar tarihinden başlayarak üç ay içinde mahkemeye başvurmak suretiyle kararın iptalini isteyebilir. Diğer organların kararlarına karşı, dernek içi denetim yolları tüketilmedikçe iptal davası açılamaz. Genel kurul kararlarının yok veya mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlar saklıdır.

Bütün üyelerin bir araya gelmeksizin yazılı katılımıyla alınan kararlar ile dernek üyelerinin tamamının kanunda yazılı çağrı usulüne uymaksızın bir araya gelerek aldığı kararlar geçerlidir. Bu şekilde karar alınması olağan toplantı yerine geçmez (TMK Md. 76).

4- GENEL KURUL TOPLANTILARI

A. Genel Kurul Türleri

A.1) İlk Genel Kurul Toplantısı;

Yeni kurulan derneklerin, kuruluş bildiriminde, tüzüğünde ve diğer belgelerinde kanuna aykırılık veya noksanlığın bulunmaması ya da kanuna aykırılık ve noksanlığın verilen süre içinde giderilmesi durumda, keyfiyetin derneğe yazılı olarak valilik tarafından bildirilmesinden itibaren altı ay içinde derneğin ilk genel kurul toplantısını yapması ve organlarını oluşturması zorunludur (TMK Md. 60, 61, DY. Md.12).

İlk genel kurul toplantısının kanunda öngörülen sürede yapılmamış ve zorunlu organların oluşturulmamış olması, derneklerin kendiliğinden sona erme nedenlerinden biridir. Bu durumda her ilgili, sulh hâkiminden, derneğin kendiliğinden sonra erdiğinin tespitini isteyebilir (TMK Md. 87).

A.2) Olağan Genel Kurul Toplantısı;

Dernek tüzüğünde belli edilen zamanlarda olağan genel kurul toplantısı yapılır. Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur. Bu üç yıllık süre, olağan genel kurul toplantılarında üst sınır olarak belirlenmiştir. Eğer dernek tüzüğünde, olağan genel kurul toplantılarının örneğin 2 yıl olarak belli bir ayda yapılması belirlenmiş ise, bu hükme uyulması gerekir (TMK Md. 74, DY Md. 13).

Yine olağan genel kurul toplantısının iki defa üst üste yapılamaması halinde de, her ilgili, sulh hâkiminden, derneğin kendiliğinden sonra erdiğinin tespitini isteyebilir (TMK Md. 87).

A.3) Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı;

Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine, genel kurul otuz gün içinde olağanüstü toplanır. Eğer yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağır­mazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hakimi, üç üyeyi genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirir (TMK Md. 74, DY Md. 13).

B. Genel Kurul Toplantı Süreci

B.1) Çağrı usulü (DY Md. 14)

Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler; en az on beş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi en az bir gazetede veya derneğin internet sayfasında ilan edilmek, yazılı olarak bildirilmek, üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilmek veya mahalli yayın araçları kullanılmak suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.

Toplantı, çoğunluk sağlanamaması sebebinin dışında başka bir nedenle geri bırakılırsa, bu durum geri bırakma sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulur. İkinci toplantının, geri bırakma tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, birinci fıkrada belirtilen esaslara göre yeniden çağrılır. Genel kurul toplantısı bir defadan fazla geri bırakılamaz.

B.2) Toplantı usulü (DY Md. 15)

Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler. Kimlik belgesini göstermeyenler, belirtilen listeyi imzalamayanlar ile genel kurula katılma hakkı bulunmayan üyeler toplantı yerine alınmaz. Bu kişiler ve dernek üyesi olmayanlar, ayrı bir bölümde genel kurul toplantısını izleyebilirler.

Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.

Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.

Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.

Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir. Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır. Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır.

Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir. Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

B.3) Toplantı yeri ve toplantı yeter sayısı

Genel kurul toplantıları, tüzükte aksine hüküm olmadıkça, dernek merkezinin bulunduğu yerde yapılır. Genel kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hallerinde üçte ikisinin katılımıyla toplanır; çoğunluğun sağlanamaması sebebiyle toplantının ertelenmesi durumunda ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz (TMK Md. 78).

B.4) Şube genel kurul toplantıları (DY Md. 16)

Şubeler, olağan genel kurul toplantılarını, merkez olağan genel kurulu toplantısından en az iki ay önce tamamlamak ve genel kurul sonuç bildiriminin bir örneğini toplantının yapıldığı tarihi izleyen otuz gün içinde mülki idare amirliğine ve genel merkezlerine bildirmek zorundadırlar.

B.5) Genel kurul sonuç bildirimi (DK Md. 23, DY Md. 17)

Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen otuz gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren ve Ek-3'te yer alan Genel Kurul Sonuç Bildirimi mülki idare amirliğine verilir. Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli ile her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, otuz gün içinde ve bir yazı ekinde mülki idare amirliğine verilir.

Genel kurul sonuç bildirimleri, dernek yönetim kurulu tarafından yetki verilen bir yönetim kurulu üyesi tarafından da yapılabilir. Bildirimin yapılmamasından yönetim kurulu başkanı sorumludur.

Sandığı bulunan dernekler, sandıklarına ait genel kurul sonuç bildirimini bu maddede belirtilen usulde mülki idare amirliğine bildirirler.

Genel kurul sonuç bildirimi ve eklerinin mevzuata uygunluğu dernekler birimlerince incelenir. Varsa, eksiklerin veya hataların giderilmesi ilgili derneklerden istenir. Eksiklik ve hataların giderilmemesi veya konusu suç teşkil eden fiillerin tespit edilmesi halinde gerekli yasal işlem yapılır.

5- GENEL KURUL CEZA HÜKÜMLERİ

Genel kurulu süresinde toplantıya çağırmayan, genel kurul toplantılarını kanun ve tüzük hükümlerine aykırı olarak veya dernek merkezinin bulunduğu veya tüzüğünde belirtilen yer dışında yapan dernek yöneticilerine beşyüz Türk Lirası idarî para cezası verilir. Mahkemece, kanun ve tüzük hükümlerine aykırı olarak yapılan genel kurul toplantılarının iptaline de karar verilebilir (DK Md. 32/b).

Genel kurul ve diğer dernek organlarında yapılan seçimler ve oylamalar ile oyların sayım ve dökümüne hile karıştıranlar ve defter veya kayıtları tahrif veya yok edenler veya gizleyenler, fiilleri daha ağır bir cezayı gerektirmediği takdirde altı aydan iki yıla kadar hapis ve adlî para cezası ile cezalandırılır (DK Md. 32/e).

Genel kurul sonuç bildirimi yükümlülüğünü, yerine getirmeyen dernek yöneticilerine beşyüz Türk Lirası idarî para cezası verilir (DK Md. 32/l).

Kanunun 32'nci maddesinde geçen "dernek yöneticileri" ibareleri dernek yönetim kurulu başkanını ifade eder (DK Md. 33).

ÖRNEK GENEL KURUL TOPLANTI EVRAKLARI

Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapıldıysa yeni tüzükle birlikte;

Bu Evraklar/Belgeler Örnektir! Derneğinizin Tüzük Hükümlerine ve Yapılmış Olan Genel Kurul Toplantısına Uymayabilir!